Die Digitalisierung wird zum Muss: Neue Software senkt den Verwaltungsaufwand auch für kleine Firmen
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(djd). Die Corona-Pandemie brachte es recht gnadenlos ans Tageslicht: Deutschland hinkt in Sachen Digitalisierung stark hinterher. Das betrifft nicht nur die Verwaltung und die Schulen, auch die Wirtschaft offenbarte gravierende Defizite. Schon vor der Pandemie hatte eine Umfrage des Branchenverbandes Bitkom ergeben, dass 28 Prozent der kleineren Firmen in Deutschland noch überhaupt keine Strategie als Antwort auf den digitalen Wandel entwickelt hatten. „Gerade kleinere Unternehmen aber müssen ihre Geschäftsmodelle komplett und konsequent digitalisieren, sonst werden sie auf Dauer am Markt nicht bestehen können", warnt Andreas Wieczorke, seit 30 Jahren Unternehmer und Mitbegründer des Rostocker Start-ups Sawayo. Das gelte für existierende Firmen, aber vor allem auch für solche, welche die Krise als Chance begreifen und sich mit einem neuen Geschäftsmodell an den Markt wagen wollen. „Der große Vorteil von Neugründungen ist ja, dass sie sich von vornherein auf effiziente digitale Systeme stützen können", so Wieczorke.
Vereinfachung der Unternehmensführung und Vermeidung von Risiken
Wie kann ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter erfassen, wenn sie im Homeoffice sind? Wann war noch mal der Termin für die Arbeitsschutzbelehrung der Mitarbeiter? Und was muss diese überhaupt beinhalten? Die Software von Sawayo beispielsweise führt sämtliche gesetzliche Pflichtaufgaben für KMU auf einer digitalen Plattform zusammen. „Die Anwendung macht schon bei einer einstelligen Mitarbeiterzahl Sinn und erleichtert den Verwaltungsaufwand erheblich“, erklärt Co-Gründer Bjarne C. Wilhelm. Konkret geht es darum, die Pflichten von Unternehmern mithilfe digitaler Werkzeuge zeitsparend zu erfüllen. Darauf aufbauend bietet die Software angepasste Lösungen wie die digitale Arbeitszeiterfassung, Fristenmanagement oder ein Dokumentenverteilsystem mit Echtzeitrücklaufkontrolle, beispielsweise für Hygienerichtlinien und Belehrungen. „Wir packen Gesetze in Algorithmen”, sagt Benjamin Reif, Co-Gründer und Geschäftsführer des 2020 gegründeten Unternehmens. Berücksichtigt werden sowohl die deutsche als auch die europäische Gesetzgebung.
Unterlagen werden im digitalen Archiv gelagert
Die cloudbasierte Lösung funktioniert über App und Browser. Installationen sind nicht nötig. Unternehmer erhalten einen Webzugang, über den sie Prozesse managen und den Überblick behalten können. Näheres dazu findet man unter www.sawayo.de. Über die Smartphone-App oder im Browser können Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen und ihnen zugewiesene Dokumente mit einer digitalen Signatur bestätigen. Der Chef wiederum kann jederzeit einsehen, welcher Beschäftigte ein Dokument wann bestätigt hat.
